“Dit kunt u vast niet lezen” sprak de presentator van deze slide. Een aantal mensen boog zich toch voorover om de kleine lettertjes te ontcijferen en luisterde nu helemaal niet meer naar de man naast het scherm. Ik vroeg me ongerust af hoe dit zou aflopen. Zou er iemand opstaan en boos worden, hoorde ik iemand zachtjes snikkend zeggen dat zij er niet meer tegen kon? En daar kwam de volgende slide die toch echt precies op de vorige leek. Oh nee, toch niet want nu vlogen de vlakjes van links naar rechts over het scherm. De spreker straalde trots.
Bij de derde, nog iets vollere slide, keek hij ons even aan en sprak de onvergetelijke woorden: “Dit is wel een belangrijke dia, dus die ik zal ik even voorlezen…” Niemand verliet fysiek de zaal, ik ook niet, maar geestelijk waren we heel ver weg.

En dan te bedenken dat elke spreker in de eerste minuut bij zijn publiek op een flinke portie goede wil kan rekenen. Het gemiddelde publiek bestaat namelijk helemaal niet uit bloeddorstige hyena’s of ongeïnteresseerde sukkels. Het zijn mensen die de tijd hebben genomen om te luisteren, die geïnformeerd, geraakt, verrast of aangespoord willen worden. Wees zuinig op ze en maak van jouw presentatie een hoogtepunt van hun dag. Met overtuigende, heldere, wie weet ontroerende, maar in ieder geval goed leesbare, slides.  

Yolanda Bakker

Fons Fonteijn is directeur van het Willem-Alexander Kinderfonds. Dat is een fonds dat is opgericht om een nieuw academisch kinderziekenhuis in Leiden te helpen realiseren. Een kinderziekenhuis waar alles in het teken zal staan van 'Family Care'. Fons houdt regelmatig presentaties voor sponsors om ze over te halen om mee te doen met het nieuwe kinderziekenhuis, en natuurlijk ook om geld te doneren. 
De laatste keer was eind 2011, en natuurlijk was het geen vrolijke tijd voor fondsenwervers. Hoe moest Fons zijn publiek ervan overtuigen om geld te geven? Natuurlijk lag het voor de hand de donoren een somber beeld te schetsen van de gezondheidszorg voor kinderen. Maar heel onderscheidend zou de presentatie dan niet worden. Dus besloot hij het over een andere boeg te gooien. Wat was er de afgelopen 20, 30 jaar in de kindergeneeskunde bereikt? Eigenlijk heel veel! Steeds meer ziekten kunnen nu met succes worden behandeld. Er gaan veel minder kinderen dood dan vroeger. Eigenlijk moet de conclusie zijn: “Het gaat goed!”. Dat was de zin die Fons op een slide zette. En die hij gebruikte om zijn publiek mee te nemen in een positief overzicht van successen van de laatste jaren.

Nieuwe realiteit 
Zijn boodschap was: het gaat zo goed, dat er een nieuwe werkelijkheid is ontstaan - dodelijke ziektes zijn chronische ziektes geworden. Met andere woorden: het gaat zo goed, dat we nu meer zieke kinderen hebben dan vroeger. En daar zijn die kinderen, hun ouders en hun broertjes en zusjes heel blij om. Want vroeger hadden die kinderen niet meer geleefd. 
Maar dat betekent ook een nieuwe realiteit in de zorg: we moeten kinderen en gezinnen in staat stellen om te leven met een chronische ziekte. En voor die nieuwe realiteit is een heel ander soort ‘zorgkamer’ nodig dan het traditionele ziekenhuiszaaltje. En dat is waar de sponsors aan moeten bijdragen.
Het resultaat? Van de 30 aanwezige potentiële sponsors zegden er 10 direct een bijdrage toe. Nog eens 10 gingen actief hun eigen netwerk bewerken om nieuwe sponsors te zoeken. Een geweldig resultaat van een geweldige presentatie.
Ons leerpunt? Bekijk ook je eigen probleem eens als een 'nieuwe realiteit' die is ontstaan doordat het zo goed gaat. Wie weet hoeveel sponsors het jou oplevert. En hoe jouw presentatie de wereld gaat veranderen…

Floris de Monchy 

Veel van onze deelnemers stellen het op prijs om na de training contact te houden met de trainer. Zij sturen ons hun presentaties en verhaallijnen, en wij geven feedback en verbetertips. 
Steeds vaker organiseren we ook opfrisdagen, waarin we met een groepje oud-deelnemers cases bespreken, ervaringen uitwisselen en nieuwe inzichten opdoen.  Eén zo’n inzicht was voor mij zo verrassend dat ik het hier graag deel: soms is de verhaallijn die je voor een presentatie maakt zo krachtig, dat de presentatie zélf niet meer gemaakt hoeft te worden! Dat scheelde deze deelnemer - laten we hem Arie noemen - uren werk, en bracht het project dat hij voorstelde in een stroomversnelling. En het was geen kinderachtig project: de betrokken partijen werd gevraagd direct € 45.000 te investeren, en later mogelijk nog eens enkele tonnen. Dit alles was nodig om bepaalde kwetsbaarheden in gemeenschappelijk gebruikte apparatuur weg te nemen. De potentiële schade die daarmee voorkomen zou worden bedroeg vele miljoenen.

Drie tips voor een verhaallijn
Nu is de vraag natuurlijk: hoe kreeg hij dat voor elkaar? Hier drie tips om te onthouden:

Tip 1: Samen sparren
De materie was behoorlijk gecompliceerd. Daarom was Arie direct met een collega gaan sparren om de verhaallijn in te koken tot een helder concept. Daar zijn ze een paar uur mee bezig geweest, maar toen lag er dan ook een scherp en begrijpelijk voorstel. Arie: “We hadden die tijd nodig om samen echt te begrijpen hoe ons idee precies in elkaar stak”.

Tip 2: Denk vanuit de doelgroep
De moeilijkheid was: hoe verkoop ik een investering van € 45.000,- die pas op termijn een heleboel ellende kan voorkomen? In eerste instantie wilde Arie alle ins en outs van de investering uitleggen. Maar hij kreeg hij een beter idee: hij noemde de investering “een verzekeringspremie”. Een gouden vondst: de analogie klopte precies, en de term sloot naadloos aan bij de denkwereld van de betrokken partijen, die allemaal financiële dienstverleners zijn.

Tip 3: Betrek je stakeholders in een vroeg stadium
De meeste adviseurs zijn huiverig om met een ‘halffabrikaat’ de boer op te gaan. Ze werken hun idee liever uit tot een complete presentatie voordat ze die ook maar aan iemand laten zien. Arie durfde het wel aan en ging met zijn idee, op dat moment niet veel meer dan een kwart A4 tekst, naar de voorzitter van de stuurgroep. Die had niet meer dan 10 minuten nodig om het te begrijpen. Hij zei: ‘Dit is zo’n goed idee, dat ik het direct op de agenda zet voor de volgende stuurgroep. Ik kan het zelf uitleggen, dus een presentatie is niet nodig!’ En zo gebeurde het ook: binnen enkele weken was het project ‘up and running’.

De conclusie? Goede verhalen maak je samen met je stakeholders en met je doelgroep in het vizier. Dan zetten ze je publiek direct in beweging!.

Floris de Monchy

Een nieuwe naam, een nieuwe huisstijl én een nieuwe website. De partner van De Monchy & Partners heeft nu een naam: Yolanda Bakker. Yolanda is al enkele jaren met plezier en succes de zakenpartner van Charles en Floris de Monchy. En dat is nu ook in de naam terug te zien. 

Tegelijkertijd is onze huisstijl en onze website in een nieuw jasje gestoken. 
Veel veranderingen, maar onze dienstverlening blijft zoals die was: effectief en op maat gesneden.

De Monchy & Bakker

Gisteren vroeg een vriend op een verjaardagsfeestje hoe het toch komt dat wij in Nederland zo’n potje maken van grote projecten. We speelden wat met termen als stakeholders, complexiteit en het chaos-omslagpunt, maar na een tijdje was de conclusie dat het net is als met die complexe hypotheekproducten: we besteden zaken uit die we eigenlijk niet begrijpen, en daar krijg je uiteindelijk de rekening voor gepresenteerd. Dat zag je bij de noord-zuidlijn en de grote ICT debacles bij de overheid. 
We pakken die grote trajecten dus behoorlijk verkeerd aan, we proberen zaken door te drukken en te beheersen waar dat nog niet kan en uiteindelijk chaos oplevert. Zo moet het dus niet, maar hoe dan wel?

Nieuwe samenwerkingsverbanden en oplossingen
Toen wij in de jaren ’70 op de middelbare school zaten deed de toneelclub aan vormingstoneel, waarbij de acteurs – de leerlingen – zelf het toneelstuk maakten en speelden. Dit alles onder leiding van een elegante vrouw met grijs haar die met zichtbaar plezier deze nieuwe werkvorm moeiteloos wist over te brengen. Wij puberende spelers en schrijvers – iedereen die wilde mocht meedoen - kregen hulp en vertrouwen om ons verhaal te maken, diversiteit werd gekoesterd, en toch wisten wij met haar hulp er uiteindelijk één verhaal van te maken. Ons verhaal.  En de voorstelling was geslaagd. 
Pas later realiseerde ik me hoe knap dat eigenlijk is: een toneelstuk regisseren wat nog door acteurs die zichzelf aanmelden, wordt gemaakt.  Het zijn deze regisseurs die nieuwe samenwerkingsverbanden en oplossingen doen ontstaan, het beste uit de mensen naar boven halen en aanspreken op wat wij kunnen en willen. Zij hebben geen behoefte aan dwang of zekerheden, zij kunnen werken in het onbekende in het vertrouwen dat oplossingen zich aandienen.  
Dit zijn  de regisseurs die de wereld doen verbeteren.  Daar hebben we er nog heel veel van nodig / er zijn genoeg mensen die het kunnen, ervaren wij iedere dag weer -  en we moeten deze creatieve duizendpoten ook veel meer gaan benutten.  En, beste regisseurs, wij staan in ieder geval voor jullie klaar!

Charles de Monchy

Ik merk vaak dat mensen die op hun gebied expert zijn het moeilijk vinden om zich voor te stellen dat niet iedereen weet wat zij weten. Als zij hun goede oplossingen voor urgente problemen presenteren raakt hun publiek al gauw de weg kwijt...
En dan kunnen er twee dingen gebeuren: ze worden boos, of -nog erger want daar merkt de expert vaak niets van- ze zwijgen al dan niet in groot ontzag- en ... nemen niet de gevraagde beslissing.

In de schoenen van uw publiek 
Bent u zo'n onbegrepen expert en ziet u nu angstig het advies opdoemen om 'Jip en Janneke' taal te gebruiken? Ik stel u iets anders voor: verdiep u voordat u ook maar een letter op papier of in Powerpoint zet uitgebreid, en met zoveel mogelijk verbeeldingskracht, in uw toekomstige publiek. In haar boek Slideology, The Art and Science of Creating Great Presentations adviseert Nancy Duarte zelfs om een 'audience persona slide' te maken. Dat kan digitaal, maar ook gewoon op papier. Plak er een foto bij, maak tekeningetjes, schrijf op wie het zijn aan wie u iets wilt vertellen, wat zij weten en wat niet, wat hun belangen zijn, welke woorden ze gebruiken. Ga in de schoenen staan van uw publiek: met welke vragen zitten ze? wat verwachten ze van u? En dan pas begint u te vertellen! En terwijl u bezig bent met het maken van uw presentatie of uw rapport kijkt u telkens even naar uw virtuele publiek en vraagt u zich af of u ze nog niet bent kwijtgeraakt. De moeite die u dit kost, wordt straks dubbel en dwars beloond met de aandacht die uw waardevolle voorstel krijgt.

Yolanda Bakker

Afgelopen maandag naar een interessante lezing geweest met als wervende titel: Van verlammende bureaucratie en overweldigende complexiteit naar effectieve eenvoud, door wiskundige Eugen Oetringer van ComDyS. De zaal zat afgeladen met adviseurs, brandend van nieuwsgierigheid hoe je met wiskunde complexiteit de baas kunt worden.
Onderzoek wijst volgens Eugen uit dat excellente organisaties niet zozeer uitblinken in grote filosofische vergezichten of heel veel 'management', maar dat zij goed zijn in geen overbodige dingen doen en goed op hun omgeving reageren. OK. Wat nieuw is, is het inzicht dat veel 'management' juist leidt tot een toename van complexiteit en bureaucratie bij grote dienstverlenende bedrijven. Ook nieuw is de verrassende eenvoud van de oplossing: die excellente bedrijven gebruiken een paar gouden regels die hun club bestuurbaar houdt. Het zijn regels waar iedereen zich aan houdt, en die leidend zijn in het maken van keuzes, en dat is waar de winst zit. Eugen gaf er een paar, waarvan ik denk dat deze drie de belangsrijkste zijn:

1. De klant gaat voor: alles wat we doen is in het belang van de klant: ieder project en iedere verandering moet iets voor de klant opleveren, anders is het niet de moeite waard.
   
2. Benut de kennis van je actoren en ga dus niet van alles opnieuw onderzoeken, uitzoeken met dure adviseurs;
   
3. Eerst het wát, dan het hóe; oftewel bepaal eerst de doelen (het beleid) en laat medewerkers daarna zelf uitzoeken hoe ze die moeten bereiken (zelfsturing).
   

Laten we eens even checken of dit klopt.
Eén van de deelnemers die ik sprak na de lezing gaf een mooie anecdote: een fabriek wilde een leverstraat met veel toeleveranciers efficiënter maken. Het 'engineering' department had een vuistdikke risico-analyse gedaan, en gevonden dat ze dit voor 5 mln. Euro konden re-engineren. Dat was te duur, dus toen werd onze verteller als adviseur ingeschakeld. Hij zette vijf ervaren rotten bij elkaar, en samen bedachten ze hoe de productielijn efficiënter kon worden. Dat is uitgevoerd, probleem opgelost voor een fractie van het geld. Dat was dus regel 2: benut de kennis van de actoren.
Regel 3 wordt erg vaak met voeten getreden. Je hoeft maar te kijken naar (grote) projecten die jammerlijk mislukken, en je weet bijna zeker dat men begonnen is zonder dat er overeenstemming was over de doelen. Het Electronisch Patienten Dossier is een klassieker, maar iedereen die hier onderzoek naar doet bevestigd dat dit een basisregel is. Zie bijvoorbeeld de Algemene Rekenkamer en het onderzoek van Nico Beenker: Lead IT or Lose IT.
En dan regel 1, de klant gaat voor. Dat is wat moeilijker aan te tonen omdat het zo voor de hand ligt, maar ik doe een poging. Deze ground rule geeft richting aan verbetertrajecten, en kan voorkomen dat afdelingen onderling gaan ruzieen over wat nou belangrijk is. Het haalt de discussie weg over de middelen, en houdt iedere actie doelgericht. Dat is dus pure effiency winst, en laten we wel wezen het doel dienstverleners is niet om winst te maken, maar om tevreden klanten te hebben. Ik las zelfs laatst over een onderzoek dat bedrijven met een grote klantfocus meer winst maken dan bedrijven die dat niet doen.

So far so good.
De vraag die zich nu opwerpt is natuurlijk: en hoe gaan we die regeltjes nu zodanig doorzetten dat in ons bedrijf alle overbodige bureaucratie verdwijnt, alle verbeterprojecten inderdaad opleveren wat we er van verwachten en we ons soepeltjes kunnen aanpassen aan de omstandigheden?Wel, daar hebben wij wel een paar goede tools voor, en ik ben heel benieuwd naar de tools die Eugen Oetringer van ComDyS daarvoor heeft, want die heeft hij nog niet laten zien. In ieder geval wel alvast bedankt voor een inspirerende lezing!

Charles de Monchy