Afgelopen maandag naar een interessante lezing geweest met als wervende titel: Van verlammende bureaucratie en overweldigende complexiteit naar effectieve eenvoud, door wiskundige Eugen Oetringer van ComDyS. De zaal zat afgeladen met adviseurs, brandend van nieuwsgierigheid hoe je met wiskunde complexiteit de baas kunt worden.
Onderzoek wijst volgens Eugen uit dat excellente organisaties niet zozeer uitblinken in grote filosofische vergezichten of heel veel 'management', maar dat zij goed zijn in geen overbodige dingen doen en goed op hun omgeving reageren. OK. Wat nieuw is, is het inzicht dat veel 'management' juist leidt tot een toename van complexiteit en bureaucratie bij grote dienstverlenende bedrijven. Ook nieuw is de verrassende eenvoud van de oplossing: die excellente bedrijven gebruiken een paar gouden regels die hun club bestuurbaar houdt. Het zijn regels waar iedereen zich aan houdt, en die leidend zijn in het maken van keuzes, en dat is waar de winst zit. Eugen gaf er een paar, waarvan ik denk dat deze drie de belangsrijkste zijn:
Laten we eens even checken of dit klopt.
Eén van de deelnemers die ik sprak na de lezing gaf een mooie anecdote: een fabriek wilde een leverstraat met veel toeleveranciers efficiënter maken. Het 'engineering' department had een vuistdikke risico-analyse gedaan, en gevonden dat ze dit voor 5 mln. Euro konden re-engineren. Dat was te duur, dus toen werd onze verteller als adviseur ingeschakeld. Hij zette vijf ervaren rotten bij elkaar, en samen bedachten ze hoe de productielijn efficiënter kon worden. Dat is uitgevoerd, probleem opgelost voor een fractie van het geld. Dat was dus regel 2: benut de kennis van de actoren.
Regel 3 wordt erg vaak met voeten getreden. Je hoeft maar te kijken naar (grote) projecten die jammerlijk mislukken, en je weet bijna zeker dat men begonnen is zonder dat er overeenstemming was over de doelen. Het Electronisch Patienten Dossier is een klassieker, maar iedereen die hier onderzoek naar doet bevestigd dat dit een basisregel is. Zie bijvoorbeeld de Algemene Rekenkamer en het onderzoek van Nico Beenker: Lead IT or Lose IT.
En dan regel 1, de klant gaat voor. Dat is wat moeilijker aan te tonen omdat het zo voor de hand ligt, maar ik doe een poging. Deze ground rule geeft richting aan verbetertrajecten, en kan voorkomen dat afdelingen onderling gaan ruzieen over wat nou belangrijk is. Het haalt de discussie weg over de middelen, en houdt iedere actie doelgericht. Dat is dus pure effiency winst, en laten we wel wezen het doel dienstverleners is niet om winst te maken, maar om tevreden klanten te hebben. Ik las zelfs laatst over een onderzoek dat bedrijven met een grote klantfocus meer winst maken dan bedrijven die dat niet doen.
So far so good.
De vraag die zich nu opwerpt is natuurlijk: en hoe gaan we die regeltjes nu zodanig doorzetten dat in ons bedrijf alle overbodige bureaucratie verdwijnt, alle verbeterprojecten inderdaad opleveren wat we er van verwachten en we ons soepeltjes kunnen aanpassen aan de omstandigheden?Wel, daar hebben wij wel een paar goede tools voor, en ik ben heel benieuwd naar de tools die Eugen Oetringer van ComDyS daarvoor heeft, want die heeft hij nog niet laten zien. In ieder geval wel alvast bedankt voor een inspirerende lezing!
Charles de Monchy
Onderzoek wijst volgens Eugen uit dat excellente organisaties niet zozeer uitblinken in grote filosofische vergezichten of heel veel 'management', maar dat zij goed zijn in geen overbodige dingen doen en goed op hun omgeving reageren. OK. Wat nieuw is, is het inzicht dat veel 'management' juist leidt tot een toename van complexiteit en bureaucratie bij grote dienstverlenende bedrijven. Ook nieuw is de verrassende eenvoud van de oplossing: die excellente bedrijven gebruiken een paar gouden regels die hun club bestuurbaar houdt. Het zijn regels waar iedereen zich aan houdt, en die leidend zijn in het maken van keuzes, en dat is waar de winst zit. Eugen gaf er een paar, waarvan ik denk dat deze drie de belangsrijkste zijn:
- De klant gaat voor: alles wat we doen is in het belang van de klant: ieder project en iedere verandering moet iets voor de klant opleveren, anders is het niet de moeite waard.
- Benut de kennis van je actoren en ga dus niet van alles opnieuw onderzoeken, uitzoeken met dure adviseurs;
- Eerst het wát, dan het hóe; oftewel bepaal eerst de doelen (het beleid) en laat medewerkers daarna zelf uitzoeken hoe ze die moeten bereiken (zelfsturing).
Laten we eens even checken of dit klopt.
Eén van de deelnemers die ik sprak na de lezing gaf een mooie anecdote: een fabriek wilde een leverstraat met veel toeleveranciers efficiënter maken. Het 'engineering' department had een vuistdikke risico-analyse gedaan, en gevonden dat ze dit voor 5 mln. Euro konden re-engineren. Dat was te duur, dus toen werd onze verteller als adviseur ingeschakeld. Hij zette vijf ervaren rotten bij elkaar, en samen bedachten ze hoe de productielijn efficiënter kon worden. Dat is uitgevoerd, probleem opgelost voor een fractie van het geld. Dat was dus regel 2: benut de kennis van de actoren.
Regel 3 wordt erg vaak met voeten getreden. Je hoeft maar te kijken naar (grote) projecten die jammerlijk mislukken, en je weet bijna zeker dat men begonnen is zonder dat er overeenstemming was over de doelen. Het Electronisch Patienten Dossier is een klassieker, maar iedereen die hier onderzoek naar doet bevestigd dat dit een basisregel is. Zie bijvoorbeeld de Algemene Rekenkamer en het onderzoek van Nico Beenker: Lead IT or Lose IT.
En dan regel 1, de klant gaat voor. Dat is wat moeilijker aan te tonen omdat het zo voor de hand ligt, maar ik doe een poging. Deze ground rule geeft richting aan verbetertrajecten, en kan voorkomen dat afdelingen onderling gaan ruzieen over wat nou belangrijk is. Het haalt de discussie weg over de middelen, en houdt iedere actie doelgericht. Dat is dus pure effiency winst, en laten we wel wezen het doel dienstverleners is niet om winst te maken, maar om tevreden klanten te hebben. Ik las zelfs laatst over een onderzoek dat bedrijven met een grote klantfocus meer winst maken dan bedrijven die dat niet doen.
So far so good.
De vraag die zich nu opwerpt is natuurlijk: en hoe gaan we die regeltjes nu zodanig doorzetten dat in ons bedrijf alle overbodige bureaucratie verdwijnt, alle verbeterprojecten inderdaad opleveren wat we er van verwachten en we ons soepeltjes kunnen aanpassen aan de omstandigheden?Wel, daar hebben wij wel een paar goede tools voor, en ik ben heel benieuwd naar de tools die Eugen Oetringer van ComDyS daarvoor heeft, want die heeft hij nog niet laten zien. In ieder geval wel alvast bedankt voor een inspirerende lezing!
Charles de Monchy
RSS Feed