Om taaie vraagstukken in organisaties of in de samenleving als regisseur te helpen aanpakken zijn bijna altijd nieuwe vormen van zelforganisatie nodig. Daar zijn veel partijen en veel mensen bij betrokken. Die moeten ‘in beweging’ komen. Dat doen zij echter niet zomaar. Daarvoor moet eerst heel wat worden gepraat. Dat worden gemakkelijk niet-productieve gesprekken: herhalen van standpunten, misverstanden, welles-niets en slappe compromissen, we kennen het allemaal. Verschillen van inzicht worden weggemoffeld, terwijl ze juist benut kunnen worden om het initiatief te versterken. Je kunt als ‘regisseur’ een vastgelopen discussie omzetten in een constructieve dialoog door deze vier overgangen in het oog te houden:

1. Van klacht naar veranderbare situatie
2. Van probleem signaleren naar verantwoordelijkheid nemen voor een nieuwe toekomst
3. Van wens naar plan
   
4. Van scepsis naar meedoen.
   

1. Van klacht naar veranderbare situatie
In het begin zijn partijen gefocust op wat er niet goed gaat en kijken daarbij vooral naar elkaar. We staan, zeg maar, nog ‘in de klaagstand’. Klagen lucht op maar leidt niet vanzelf tot ander gedrag bij de anderen. Waarom niet? Omdat zij zo hun eigen redenen hebben om te doen wat ze doen. Wat je als regisseur  kunt doen is helpen de klachten (meningen, beschuldigingen, afwezige oplossingen, e.d.) omzetten naar veranderbare situaties, een feitelijke weergave van de gang van zaken die ongewenst is. Je kunt – gezamenlijk – kijken wat er precies fout gaat, en dit zo feitelijk mogelijk weergeven. De emoties krijgen zo hun plek in de gebeurtenissen. Als we problemen formuleren als veranderbare situaties, wordt ook veel duidelijker hoe ze met elkaar samenhangen, omdat je van iedere situatie kunt zien waar hij toe leidt en waardoor hij veroorzaakt wordt. Er ontstaat een samenhangend beeld waarbij de zienswijzen van de partijen - vaak voor het eerst – met elkaar in verband zijn gebracht. Als de partijen het hierover eens zijn, kun je een gesprek voeren over de vraag hoe de toekomst er over drie jaar uitziet als we niets doen. Als de betrokken het er over eens zijn dat ze dat niet willen, is de overgang daar.

2. Van probleem naar verantwoordelijkheid nemen voor een nieuwe toekomst
Als betrokkenen ‘iets anders’ willen, moeten ze die toekomst verwoorden. Dit doe je door de eerder geformuleerde problemen in doelen om te zetten, waarmee duidelijk wordt wat de betrokkenen uiteindelijk willen bereiken en welke interventiegebieden ze zullen moeten aanpakken wat ze moeten aanpakken om de situatie te verbeteren. De belangrijkste twee vragen zij nu:

• Welke bijdragen ga jij leveren (en waarom wel/niet?)
  
• Hebben we voldoende bijdragen om het nodige  aan te pakken?
  

Bij die laatste vraag gaat het nog niet om getallen (er is immers nog geen plan) maar wel of de benodigde typen bijdragen zijn toegezegd.  Hiermee spreken de partijen hun bereidheid uit om hun tijd, hun expertise en hun contacten, of geld bij te dragen. Ze nemen daarmee openlijk de verantwoordelijkheid voor een nieuwe toekomst. Als ze die belofte aan elkaar hebben gedaan, kun je verder.

3. Van gewenste toekomst naar een concreet plan
Met de belofte om bij te dragen leggen de betrokkenen een basis onder het maken van een plan. Hierbij is het belangrijk dat duidelijk is wat men wil bereiken en hoe dat zal gebeuren, maar vooral dat ‘het klopt’ volgens de verschillende partijen. Iedereen moet zijn of haar logica herkennen (terugvinden?)  in het plan. Stem daarom het geheel van doelen, activiteiten en middelen zodanig op elkaar af dat het voor iedereen ‘in balans’ is. Doe dat in een gezamenlijk gesprek. Dan vind je meestal voor alle punten wel een oplossing. Als de betrokkenen zich allemaal in de logica van het plan kunnen vinden ga je verder.

4. Van scepsis naar actie
Ten slotte krijgt iedere aanpak die iets in een complexe omgeving wil veranderen te maken met scepsis. “Leuk idee, maar dit kán natuurlijk niet.” Of: “Hebben we al geprobeerd, werkt niet”. De specialisten en de mensen in het veld zeggen dit vaak.  En de ervaring leert dat ze bijna altijd gelijk hebben! Er zijn vele obstakels die succes voorkomen en het is verstandig om de obstakels die bekend zijn op te ruimen of te omzeilen voordat je begint. Dit is het moment om samen mét de sceptici alle bekende obstakels in kaart brengen en gezamenlijk te bekijken wanneer en hoe ze opgeruimd moeten worden. Er zijn altijd zaken die nog uitgezocht moeten worden, en dat kun je maar beter aan de specialisten zelf vragen om dat te doen. Op het eerste gezicht lijkt dat op uitstellen, maar er is volop actie: de specialisten hebben meegedacht, en zijn al bezig om te kijken hoe obstakels kunnen worden opgeruimd. De vierde overgang is daarmee een feit.

Ik heb de vier overgangen hier netjes in volgorde gezet, maar in werkelijkheid zijn allerlei iteraties mogelijk.

Ben je benieuwd hoe een zorgvuldige begeleiding van de vier overgangen in de praktijk heeft gewerkt en tot welke successen deze aanpak heeft geleid? Kom dan naar de demossessie over zelforganisatie bij ons op kantoor, bijvoorbeeld op 22 maart. 

Wil je nu leren hoe je dit zelf kunt toepassen? Klik hier.

Meer weten? Neem contact op met: charles@demonchy.nl.

Charles de Monchy

Er is een verrassend eenvoudige oplossing om overbodige bureaucratie in grote organisaties drastisch terug te dringen. Inzetbaar op bedrijfsniveau, de core business, voor IT-processen, verkoop, HR of financiën. 

Is dit het ei van Columbus voor jouw organisatie? Ben je bezig een initiatief te ontwikkelen, en je zit te puzzelen hoe je de partijen erbij betrokken krijgt, en hoe je die gesprekken gaat aanpakken? Kom dan sparren en speciale werkvormen oefenen waar je dit mee voor elkaar krijgt.

Kom naar de demo-sessies die we organiseren samen met Eugen Oetringer* en we laten je zien hoe ze dit bij een groot IT bedrijf hebben gedaan. 
 

• Vrijdagmiddag 5 oktober, 13.00-17.00
  
• Vrijdagmiddag 2 november, 13.00-17.00 
  
• Vrijdagmiddag 7 december, 13.00-17.00 
  

Deelname is gratis. Aanmelden bij charles@demonchy.nl. 

"Je kunt goed zien hoe we met 'diep luisteren' in de organisatie, te beginnen bij de koffieautomaat, de samenhang tussen uiteenlopende initiatieven kunnen verbeteren en daar veel winst mee kunnen behalen."
"Interessant dat je eerst de samenhang in beeld brengt, en niet meteen naar oplossingen gaat zoeken."
"Ik zie een methode om stap voor stap met de actoren tot creatieve oplossingen te komen die niet veel geld vergen (low effort / high impact)."
(Citaten van deelnemers van eerdere sessies)

Zie ook: Initiatieven ontwikkelen in een complexe omgeving en de website van Eugen Oetringer. 

* Eugen schreef hierover The IT strategy management process, supporting IT services through effective Knowledge Management. 

Charles de Monchy

“Dit kunt u vast niet lezen” sprak de presentator van deze slide. Een aantal mensen boog zich toch voorover om de kleine lettertjes te ontcijferen en luisterde nu helemaal niet meer naar de man naast het scherm. Ik vroeg me ongerust af hoe dit zou aflopen. Zou er iemand opstaan en boos worden, hoorde ik iemand zachtjes snikkend zeggen dat zij er niet meer tegen kon? En daar kwam de volgende slide die toch echt precies op de vorige leek. Oh nee, toch niet want nu vlogen de vlakjes van links naar rechts over het scherm. De spreker straalde trots.
Bij de derde, nog iets vollere slide, keek hij ons even aan en sprak de onvergetelijke woorden: “Dit is wel een belangrijke dia, dus die ik zal ik even voorlezen…” Niemand verliet fysiek de zaal, ik ook niet, maar geestelijk waren we heel ver weg.

En dan te bedenken dat elke spreker in de eerste minuut bij zijn publiek op een flinke portie goede wil kan rekenen. Het gemiddelde publiek bestaat namelijk helemaal niet uit bloeddorstige hyena’s of ongeïnteresseerde sukkels. Het zijn mensen die de tijd hebben genomen om te luisteren, die geïnformeerd, geraakt, verrast of aangespoord willen worden. Wees zuinig op ze en maak van jouw presentatie een hoogtepunt van hun dag. Met overtuigende, heldere, wie weet ontroerende, maar in ieder geval goed leesbare, slides.  

Yolanda Bakker

Hier klikken om te bewerken.

Fons Fonteijn is directeur van het Willem-Alexander Kinderfonds. Dat is een fonds dat is opgericht om een nieuw academisch kinderziekenhuis in Leiden te helpen realiseren. Een kinderziekenhuis waar alles in het teken zal staan van 'Family Care'. Fons houdt regelmatig presentaties voor sponsors om ze over te halen om mee te doen met het nieuwe kinderziekenhuis, en natuurlijk ook om geld te doneren. 
De laatste keer was eind 2011, en natuurlijk was het geen vrolijke tijd voor fondsenwervers. Hoe moest Fons zijn publiek ervan overtuigen om geld te geven? Natuurlijk lag het voor de hand de donoren een somber beeld te schetsen van de gezondheidszorg voor kinderen. Maar heel onderscheidend zou de presentatie dan niet worden. Dus besloot hij het over een andere boeg te gooien. Wat was er de afgelopen 20, 30 jaar in de kindergeneeskunde bereikt? Eigenlijk heel veel! Steeds meer ziekten kunnen nu met succes worden behandeld. Er gaan veel minder kinderen dood dan vroeger. Eigenlijk moet de conclusie zijn: “Het gaat goed!”. Dat was de zin die Fons op een slide zette. En die hij gebruikte om zijn publiek mee te nemen in een positief overzicht van successen van de laatste jaren.

Nieuwe realiteit 
Zijn boodschap was: het gaat zo goed, dat er een nieuwe werkelijkheid is ontstaan - dodelijke ziektes zijn chronische ziektes geworden. Met andere woorden: het gaat zo goed, dat we nu meer zieke kinderen hebben dan vroeger. En daar zijn die kinderen, hun ouders en hun broertjes en zusjes heel blij om. Want vroeger hadden die kinderen niet meer geleefd. 
Maar dat betekent ook een nieuwe realiteit in de zorg: we moeten kinderen en gezinnen in staat stellen om te leven met een chronische ziekte. En voor die nieuwe realiteit is een heel ander soort ‘zorgkamer’ nodig dan het traditionele ziekenhuiszaaltje. En dat is waar de sponsors aan moeten bijdragen.
Het resultaat? Van de 30 aanwezige potentiële sponsors zegden er 10 direct een bijdrage toe. Nog eens 10 gingen actief hun eigen netwerk bewerken om nieuwe sponsors te zoeken. Een geweldig resultaat van een geweldige presentatie.
Ons leerpunt? Bekijk ook je eigen probleem eens als een 'nieuwe realiteit' die is ontstaan doordat het zo goed gaat. Wie weet hoeveel sponsors het jou oplevert. En hoe jouw presentatie de wereld gaat veranderen…

Floris de Monchy 

Veel van onze deelnemers stellen het op prijs om na de training contact te houden met de trainer. Zij sturen ons hun presentaties en verhaallijnen, en wij geven feedback en verbetertips. 
Steeds vaker organiseren we ook opfrisdagen, waarin we met een groepje oud-deelnemers cases bespreken, ervaringen uitwisselen en nieuwe inzichten opdoen.  Eén zo’n inzicht was voor mij zo verrassend dat ik het hier graag deel: soms is de verhaallijn die je voor een presentatie maakt zo krachtig, dat de presentatie zélf niet meer gemaakt hoeft te worden! Dat scheelde deze deelnemer - laten we hem Arie noemen - uren werk, en bracht het project dat hij voorstelde in een stroomversnelling. En het was geen kinderachtig project: de betrokken partijen werd gevraagd direct € 45.000 te investeren, en later mogelijk nog eens enkele tonnen. Dit alles was nodig om bepaalde kwetsbaarheden in gemeenschappelijk gebruikte apparatuur weg te nemen. De potentiële schade die daarmee voorkomen zou worden bedroeg vele miljoenen.

Drie tips voor een verhaallijn
Nu is de vraag natuurlijk: hoe kreeg hij dat voor elkaar? Hier drie tips om te onthouden:

Tip 1: Samen sparren
De materie was behoorlijk gecompliceerd. Daarom was Arie direct met een collega gaan sparren om de verhaallijn in te koken tot een helder concept. Daar zijn ze een paar uur mee bezig geweest, maar toen lag er dan ook een scherp en begrijpelijk voorstel. Arie: “We hadden die tijd nodig om samen echt te begrijpen hoe ons idee precies in elkaar stak”.

Tip 2: Denk vanuit de doelgroep
De moeilijkheid was: hoe verkoop ik een investering van € 45.000,- die pas op termijn een heleboel ellende kan voorkomen? In eerste instantie wilde Arie alle ins en outs van de investering uitleggen. Maar hij kreeg hij een beter idee: hij noemde de investering “een verzekeringspremie”. Een gouden vondst: de analogie klopte precies, en de term sloot naadloos aan bij de denkwereld van de betrokken partijen, die allemaal financiële dienstverleners zijn.

Tip 3: Betrek je stakeholders in een vroeg stadium
De meeste adviseurs zijn huiverig om met een ‘halffabrikaat’ de boer op te gaan. Ze werken hun idee liever uit tot een complete presentatie voordat ze die ook maar aan iemand laten zien. Arie durfde het wel aan en ging met zijn idee, op dat moment niet veel meer dan een kwart A4 tekst, naar de voorzitter van de stuurgroep. Die had niet meer dan 10 minuten nodig om het te begrijpen. Hij zei: ‘Dit is zo’n goed idee, dat ik het direct op de agenda zet voor de volgende stuurgroep. Ik kan het zelf uitleggen, dus een presentatie is niet nodig!’ En zo gebeurde het ook: binnen enkele weken was het project ‘up and running’.

De conclusie? Goede verhalen maak je samen met je stakeholders en met je doelgroep in het vizier. Dan zetten ze je publiek direct in beweging!.

Floris de Monchy

Gisteren vroeg een vriend op een verjaardagsfeestje hoe het toch komt dat wij in Nederland zo’n potje maken van grote projecten. We speelden wat met termen als stakeholders, complexiteit en het chaos-omslagpunt, maar na een tijdje was de conclusie dat het net is als met die complexe hypotheekproducten: we besteden zaken uit die we eigenlijk niet begrijpen, en daar krijg je uiteindelijk de rekening voor gepresenteerd. Dat zag je bij de noord-zuidlijn en de grote ICT debacles bij de overheid. 
We pakken die grote trajecten dus behoorlijk verkeerd aan, we proberen zaken door te drukken en te beheersen waar dat nog niet kan en uiteindelijk chaos oplevert. Zo moet het dus niet, maar hoe dan wel?

Nieuwe samenwerkingsverbanden en oplossingen
Toen wij in de jaren ’70 op de middelbare school zaten deed de toneelclub aan vormingstoneel, waarbij de acteurs – de leerlingen – zelf het toneelstuk maakten en speelden. Dit alles onder leiding van een elegante vrouw met grijs haar die met zichtbaar plezier deze nieuwe werkvorm moeiteloos wist over te brengen. Wij puberende spelers en schrijvers – iedereen die wilde mocht meedoen - kregen hulp en vertrouwen om ons verhaal te maken, diversiteit werd gekoesterd, en toch wisten wij met haar hulp er uiteindelijk één verhaal van te maken. Ons verhaal.  En de voorstelling was geslaagd. 
Pas later realiseerde ik me hoe knap dat eigenlijk is: een toneelstuk regisseren wat nog door acteurs die zichzelf aanmelden, wordt gemaakt.  Het zijn deze regisseurs die nieuwe samenwerkingsverbanden en oplossingen doen ontstaan, het beste uit de mensen naar boven halen en aanspreken op wat wij kunnen en willen. Zij hebben geen behoefte aan dwang of zekerheden, zij kunnen werken in het onbekende in het vertrouwen dat oplossingen zich aandienen.  
Dit zijn  de regisseurs die de wereld doen verbeteren.  Daar hebben we er nog heel veel van nodig / er zijn genoeg mensen die het kunnen, ervaren wij iedere dag weer -  en we moeten deze creatieve duizendpoten ook veel meer gaan benutten.  En, beste regisseurs, wij staan in ieder geval voor jullie klaar!

Charles de Monchy

Ik merk vaak dat mensen die op hun gebied expert zijn het moeilijk vinden om zich voor te stellen dat niet iedereen weet wat zij weten. Als zij hun goede oplossingen voor urgente problemen presenteren raakt hun publiek al gauw de weg kwijt...
En dan kunnen er twee dingen gebeuren: ze worden boos, of -nog erger want daar merkt de expert vaak niets van- ze zwijgen al dan niet in groot ontzag- en ... nemen niet de gevraagde beslissing.

In de schoenen van uw publiek 
Bent u zo'n onbegrepen expert en ziet u nu angstig het advies opdoemen om 'Jip en Janneke' taal te gebruiken? Ik stel u iets anders voor: verdiep u voordat u ook maar een letter op papier of in Powerpoint zet uitgebreid, en met zoveel mogelijk verbeeldingskracht, in uw toekomstige publiek. In haar boek Slideology, The Art and Science of Creating Great Presentations adviseert Nancy Duarte zelfs om een 'audience persona slide' te maken. Dat kan digitaal, maar ook gewoon op papier. Plak er een foto bij, maak tekeningetjes, schrijf op wie het zijn aan wie u iets wilt vertellen, wat zij weten en wat niet, wat hun belangen zijn, welke woorden ze gebruiken. Ga in de schoenen staan van uw publiek: met welke vragen zitten ze? wat verwachten ze van u? En dan pas begint u te vertellen! En terwijl u bezig bent met het maken van uw presentatie of uw rapport kijkt u telkens even naar uw virtuele publiek en vraagt u zich af of u ze nog niet bent kwijtgeraakt. De moeite die u dit kost, wordt straks dubbel en dwars beloond met de aandacht die uw waardevolle voorstel krijgt.

Yolanda Bakker